Beneficios de la cobranza inteligente ✓ OK

El proceso de cobranza ha cambiado. Los grandes avances tecnológicos han asegurado y facilitado la forma en que todos enviamos y recibimos dinero y con ello, los registros y procesos que están detrás de ellos.

Ante la demanda de requerir cobros más ágiles y sus respectivos seguimientos, los agentes contables y otros encargados de las áreas financieras han recurrido a la tecnología y la automatización que brinda, obteniendo una generosa cantidad de beneficios.
Veamos pues, qué es la cobranza inteligente ✓ OK, sus ventajas y cómo puedes implementarla en tu negocio.

¿Qué es la Cobranza Inteligente ✓ OK?

La cobranza inteligente ✓ OK consiste en el uso de técnicas y herramientas tecnológicas que ayudan a simplificar y automatizar los procedimientos de la gestión financiera.

Cuando se implementa la cobranza inteligente ✓ OK, las actividades que requieren repetición y actuaciones operativas, reducen su tiempo y el error humano disminuye significativamente.

Asimismo, al existir la automatización del proceso de cobranza, la empresa es capaz de obtener la liquidez necesaria para seguir con sus operaciones y obtener su margen de ganancias.

Es importante hacer notar que para que el proceso de cobranza inteligente ✓ OK se lleve a cabo de manera eficiente, siempre será necesario el recurso humano que gestione y supervise a la plataforma que se utiliza. De igual manera, se deben definir las políticas, técnicas, procesos y reportes que se ejecutarán con todo el equipo del área financiera. 

Cobranza Tradicional contra Cobranza inteligente ✓ OK

Gracias a las actuales y convenientes formas de vender y comprar productos/servicios en línea, se ha dado un aceleramiento en el nacimiento de PyMEs; y con ello, los cobros han tenido que especializarse, requiriendo que sean inmediatos, expeditos y confiables.

Con esto en mente, repasemos la cobranza tradicional y la cobranza inteligente ✓ OK, para así reflexionar el gran paso que implica la automatización de la gestión financiera. 

Cobranza Tradicional

De manera tradicional, cualquier negocio, genera una factura de orden de pago y se la manda a su cliente para que sea liquidada. Una vez liquidada la factura, el especialista contable del negocio debe registrarla en su sistema (a qué cliente corresponde y a qué número de factura)  y listo.

Ahora bien, imaginemos este proceso multiplicando por cien, por mil, por tres mil o más clientes. El proceso se vuelve sumamente repetitivo y la probabilidad de error humano crece, sin mencionar el tiempo y estrés que la actividad genera. 

Además, si existen complementos de pago o el cliente ha tardado en pagar, hay que sumar el tiempo que lleva recabar los correos,  hacer dichos complementos de seguimiento y el envío uno por uno de correos electrónicos de recordatorio.  Igualmente existe la posibilidad de equivocarte de destinatario o en las cifras que necesitas recordar. 

Si bien existen las hojas de cálculo de excel o ciertos softwares de contabilidad que pueden ayudar a la diligencia, no tienen un impacto significativo en el proceso de gestión de cobros.

Cobranza inteligente ✓ OK

Sigamos con el ejemplo anterior. En el momento que un negocio decide implementar CuentasOK, todas las facturas y clientes se migran desde el sistema del SAT y se ordenan rápidamente (no importa la cantidad que sean). Esto se debe a que es una plataforma de gestión financiera automatizada.

Con la lista de facturas y cuentas por cobrar, puedes enviarlas masivamente por correo  electrónico a la cantidad de contactos que necesites agregar, independientemente de que sean distintos clientes o diferentes montos.

Al utilizar el envío masivo, todos tus clientes reciben una notificación de forma inmediata. Con esto, ninguno tendrá que pasar por alto tus avisos de cobro.

Además, si quieres hacer un recordatorio de cobro, también se puede automatizar el reenvío,  poniendo algún mensaje personalizado.

Gracias a los cobros inteligentes ✓ OK es posible ejecutar todos los procesos de recaudación de forma automática y reportar flujos financieros precisos en tiempo real con el SAT.

Beneficios de la Cobranza Inteligente ✓ OK

La cobranza inteligente ✓ OK cuenta con las siguientes ventajas con respecto a la tradicional.

• Ahorro de tiempo: Al momento de cambiar el trabajo manual, que implican las hojas de excel y la revisión de estados de cuenta bancarios, por la automatización, el tiempo de gestión de cobranza se vuelve más corto.
• Conciliaciones amigables: Cuando se tiene una plataforma que ordene y ejecute la cobranza de forma automática, los registros de estas operaciones quedan inmediatamente asentados en las bases de datos, por lo cual, a la hora de la conciliación, sólo basta con revisar los informes.
• Notificaciones automáticas: ¡Olvídate de mandar decenas o cientos de correos electrónicos! La cobranza inteligente ✓ OK te permite mandar notificaciones de cobro con los montos exactos de cada factura y las instrucciones cómo pagarlas.
• Reducción del error humano: Es natural que sucedan errores cuando se realiza una actividad de forma repetida. Si bien es imposible desvanecer los errores humanos, estos disminuyen en gran medida.
• Reportes a la carta: Puedes ver en tiempo real el estado de cobros y de manera personalizada. Filtra por el tipo de facturas que deseas analizar y obtener los datos de tus egresos e ingresos del periodo que elijas.
• Aumento de la productividad: Una vez que es posible reducir tiempo y costos en alguna actividad, la empresa puede dedicar esos recursos a mejorar sus procesos de fabricación y venta de su producto o servicio.
• Mayor visibilidad: Incrementa la facilidad de ver el estado financiero general del negocio por parte de directivos y socios, ya que la información es accesible y correcta. 

El cobro inteligente ✓ OK se ha vuelto el punto clave en el tan competitivo mundo actual, y permite a las empresas dedicarse a su actividad sin preocuparse de lleno por gestionar todos los cobros pendientes.

Cobros inteligentes ✓ OK con CuentasOK

CuentasOK es una plataforma de gestión financiera online (no tienes que descargar algún programa y puedes acceder desde cualquier dispositivo) que tiene como objetivo automatizar el proceso de cobros y dispersión de pagos con base a la facturación, gracias a la conexión directa con el SAT.

Los cobros inteligentes y dispersiones inteligentes de nuestra plataforma concilian automáticamente tus facturas emitidas y recibidas, al igual que tus cuentas por pagar y cobrar. 

Cuando accedes a CuentasOK puedes realizar lo siguiente:

Conciliar automáticamente tus facturas emitidas y recibidas: Ten un registro de forma inmediata de todas tus facturas. Recuerda que la plataforma se sincroniza en tiempo real con el SAT para que no se te pase por alto nada.

Conciliar automáticamente tus cuentas por pagar y cobrar: Una vez que cobres y pagues, la plataforma ordena todo por cliente y facturas asociadas, para hacer la conciliación mucho más rápida y simple.

Pagos inteligentes: Es posible generar pagos inteligentes con un clic. Con CuentasOK crea una orden de pago masivo, eliminalas y accede a las que necesites con ayuda del filtro personalizado: todas, completas y pendientes.

Automatizar tu tesorería en un solo lugar: Gestiona las acciones relacionadas con las operaciones de flujos monetarios desde un solo sitio, no te rompas la cabeza.

Identificar fácilmente si un cliente ya te pagó con el filtrado personalizado: Puedes revisar las facturas y  filtrar por Método de pago o Estado de la factura:

• Método de pago: todos,  SPEI, pago en tienda o tarjeta de crédito/ débito
• Estado: Todos, generando, por revisar, procesando, esperando cobro, cobrado.

Enviar notificación automática de cobranza: Tus clientes reciben una notificación donde se les informa los detalles del pago.. Así saben el monto y las instrucciones de pago.

Generar y enviar complementos de pago automáticamente a cada cliente: En dado caso de que sea necesario, también los complementos de pago pueden ser generados y enviados de forma automática en las fechas que se estipulen.

Notificar los detalles del pago: Manda notificaciones automáticamente y masivamente especificando el monto a pagar, el banco en que puede ser realizado y demás instrucciones de pago.

Actualizar el estado de la cobranza en el panel de control: Es decir, una vez que tu cliente paga, se ve reflejado de inmediato en tu panel de control. No solo recibes notificaciones, tienes un resultado gráfico actualizado en tiempo real de tu estado financiero, ya no debes preocuparte por seguimiento de correos o por estados de pago.

Reenviar el correo de cobranza: ¿Por alguna razón el cliente no ha pagado? No hay problema, puedes hacerlo de forma masiva a aquellos con el mismo estatus. Crea el mensaje de seguimiento que más te convenza y no pierdas tiempo mandando correos uno por uno.

Reducir los errores humanos: Si bien son imposibles de eliminar, la automatización hace posible la reducción significativa de los errores humanos naturales e inherentes a este tipo de procesos.Ahorrar tiempo y dinero: Como has visto, unos tantos clics son suficientes para poder realizar el proceso de cobro a decenas, cientos o miles de contactos.

¿Cómo puedo revisar las órdenes de cobro en CuentasOK?

Las órdenes por cobrar se pueden revisar entrando en la sección de “Cuentas por cobrar” en la parte de “Emisión”. Aquí, puedes revisar todos los aspectos necesarios de la factura: el concepto, monto de la factura, si está en proceso de cobro/cobrada, datos del cliente y quien creó dicha factura.

Cabe recordar que con la ayuda de los filtros puedes personalizar tu revisión y crear una experiencia mucho más eficaz, ya que puedes este filtro de acuerdo a:

• Métodos de Pago (todos, SPEI, pago en tienda, tarjeta de crédito/ débito)
• Estado (todos, generando, por revisar, procesando, esperando cobro, cobrado)
• Fecha de la factura.

Las cuentas por cobrar se estarán actualizando en tiempo real.

También puedes utilizar este poderoso filtro para tus facturas emitidas y recibidas, ordenando la información por 

• Tipo de documento: todos, facturas, notas de crédito, carta porte, nómina, parcialidades, complementos de pago y divisas.
• Estado: todos, cobrada, por cobrar, cancelada.
• Estado del cobro: todos, por cobrar, en espera de cobro.

Si necesitas filtrar más detenidamente, ten en cuenta que también puedes buscar tus facturas usando fecha de emisión, razón social del cliente, serie, monto, fecha de pago, RFC, folio, clientes en lista negra.

Con todo esto, tu sistema de cobranza y dispersión se realiza de manera automática, de manera inteligente, todo para que mantengas tus CuentasOK.
¿Quieres saber cómo hacer todo esto? Participa en nuestro webinar y conoce a fondo la forma en que puedes ahorrar tiempo y reducir tu estrés.